Bevor man neue Ehrenamtliche sucht, muss der Verein erst wissen, wofür er sie überhaupt benötigt. In Schritt 2 des Ehrenamtskonzeptes geht es darum, genau herauszufinden, welche Aufgaben anstehen, wie viel Zeit sie brauchen und welche Fähigkeiten dafür wichtig sind. Nur wenn man das klar weiß, kann man später die richtigen Menschen ansprechen.

Es heißt also: Erst überlegen, welche Aufgaben es wirklich gibt und was genau gemacht werden soll – erst dann die Leute fragen.

Damit ein Verein erfolgreich mit Ehrenamtlichen arbeiten kann, muss er zuerst wissen:

• Welche Aufgaben gibt es und welche davon sind besetzt (Bedarfsanalyse)?
• Welche Fähigkeiten und Wünsche sind bereits vorhanden, und welche Personen könnten noch Aufgaben im Verein übernehmen (Ressourcenanalyse)?

Nur wenn Bedarf und vorhandene Ressourcen klar sind, kann ein Verein gezielt neue Freiwillige gewinnen und bestehende Freiwillige gut unterstützen.

Bedarfsanalyse: Worum geht es?

Der Verein soll eine Übersicht aller Aufgaben erstellen, die von Freiwilligen übernommen werden können.

Stellt Euch die Fragen 

• Welche Aufgaben gibt es derzeit?
• Welche sind besetzt, welche nicht?
• Welche Aufgaben brauchen dringend Unterstützung?
• Welche Aufgaben kommen in Zukunft dazu?
• Welche langfristigen Ziele hat der Verein, und welche Aufgaben ergeben sich daraus?

Es ist hilfreich, alle Arten von Aufgaben zu sammeln:

• regelmäßige Tätigkeiten (z.B. Trainereinsatz, Vorstandstätigkeiten)
• einmalige Aufgaben (z.B. Sommerfest, Schützenfest)
• zeitlich begrenzte Aufgaben (z.B. Trainer-Vertretung)
• spontane Aufgaben (Schneeräumen vor dem Vereinsgelände)

Ressourcenanalyse: Worum geht es?

Neben dem Bedarf soll auch geprüft werden, welche Möglichkeiten / Potenziale gibt es bereits im Verein.

Stellt Euch die Fragen 

• Wie geht es den aktuellen Freiwilligen?
• Sind sie zufrieden?
• Welche Unterstützung brauchen sie, um die Aufgaben gut zu erfüllen?
• Wollen sie mehr oder weniger Aufgaben übernehmen?
• Möchten sie andere Tätigkeiten machen?
• Was brauchen sie dafür?
• Welche Fähigkeiten können sie zusätzlich einbringen?
• Was wünschen sie sich vom Verein?

So lassen sich ungenutzte Potenziale entdecken und Überforderung vermeiden. Vereinsmitglieder, die bisher nicht engagiert sind, sollten befragt werden, ob sie grundsätzlich Interesse haben. Auch außerhalb des Vereins können Personen für diese noch offenen Aufgaben gesucht werden.

Eine solche Übersicht macht die spätere Freiwilligengewinnung deutlich einfacher. Als hilfreiche Arbeitsmittel für die Bedarfs- und Ressourcenanalyse gibt es die Checkliste im Handbuch  und die Stärken-Schwächen-Analyse auf Seite 126.

Zusammenfassende Informationen zum 2. Schritt inkl. kurzem Erklärfilm findet man hier: Deutscher Schützenbund: Schritt 2 

Praxisbeispiel

Die Pöckinger Schützen haben nach ihrer Fusion mit dem 2. Ortverein zu der Vereinigten Schützengesellschaft Pöcking e.V. und dem Bau des neuen Schützenheims 2020/2021 ihre Mitgliederzahl verdoppelt.  Die Luftpistolen-Abteilung hat sich mit zwei Mannschaften neu etabliert, und auch das Auflageschießen und der Jugendbereich erfreuen sich starken Zulaufs. 

Dieser Zuwachs und die Führung des eigenen Schützenheims haben neue Arbeitsanforderungen im Verein geschaffen. Überlastung von Funktionsträgern und unerledigte Aufgaben waren immer wieder Basis für Beschwerden und Unzufriedenheit, sowohl der Funktionäre als auch der Mitglieder.

Im Sinne des Schritt 2 des Ehrenamtskonzepts "Bedarfs- und Ressourcenanalyse) wollten wir uns zuerst Klarheit verschaffen, welche Aufgaben es jetzt im Verein eigentlich gibt.
Dazu haben wir eine lange Liste kleiner Aufgaben erstellt, die im Vereinsalltag auftreten, beispielsweise vom Aufsperren des Schießstandes, Reinigen der Schießtische, Getränkebeschaffung für das Vereinsheim bis zum Wegsperren der Tageskasse.

Es kam eine sehr lange Aufgabenliste zustande. Diese Aufgaben ordneten wir dann den bestehenden, nach der Vereinssatzung fest gewählten Amtsinhabern (z.B. Kassierer, Vereinsvorsitzender) und auch den temporär ernannten Helfern (wie z.B. Aufsicht, Bürodienst, Mannschaftsführer und Schießleiter) zu.

Diese Zuordnung besprachen wir mit den Betroffenen. Dabei wurde geklärt, welche Punkte auf der eigenen Aufgabenliste evtl. zu ergänzen wären, oder welche Aufgaben von der eigenen Liste verschoben werden müssten.

Diese Gespräche waren sehr hilfreich für beide Seiten, schafften Klarheit und stärkten das Selbstverständnis. Auch brachten diese Gespräche zu Tage, dass sich einige Ehrenamtliche mit der Anzahl der Aufgaben teilweise überfordert sahen. Und es zeigte sich zudem, dass es noch viele Aufgaben gab, für die sich niemand zuständig fühlte. Diese Aufgaben wurden eher zufällig oder eben nicht erledigt, der Klassiker: „Wer fühlt sich verantwortlich für den Inhalt des Kühlschranks?“

Diese Vorarbeiten waren die Basis für die Erstellung detaillierter Aufgabenbeschreibungen für alle Aufgabeninhaber, die wiederum mit den Funktionsträgern abgestimmt und dann verteilt wurden.

Diese klare und abgestimmten Aufgabenbeschreibungen förderte die Zufriedenheit der Funktionsträger und brachte auch Klarheit, welche Aufgeben welcher Funktion zugeordnet sind oder welche Amtsinhaber weitere unterstützende Helfer für den Zuständigkeitsbereich brauchen. (Hierzu siehe Schritt 3 des Ehrenamtskonzeptes, der demnächst kommt.)

Jetzt liegt es an Euch, die Zukunft Eures Vereins zu gestalten.